Introduction
Bien qu’ADISCO soit une association sans but lucratif, elle a choisi de mettre en place son propre processus pour la connaissance de ses partenaires, que ce soit les partenaires techniques et financiers, que ce soit ses bénéficiaires. Le souci permanent de notre organisation est de garantir une gestion transparente qui permet d’anticiper tout risque de corruption, de fraude, de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme.
La connaissance du client (KYC), ou « Know Your Customer », est généralement un processus essentiel pour les institutions financières. Voici quelques points clés :
- KYC est crucial pour lutter contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
- L’organisation doit collecter des informations personnelles, comme une pièce d’identité et un justificatif de domicile.
- L’organisation doit filtrer ses partenaires pour se conformer aux lois en vigueur.
- KYC permet d’évaluer le risque partenaire et de se conformer aux réglementations anti-blanchiment.
Ces mesures garantissent une meilleure connaissance des clients et aident à détecter toute activité financière suspecte.
ÉTAPE 1 : compréhension des préoccupations en matière de conformité
En raison de la nature globale des activités d’aujourd’hui, notre organisation doit satisfaire à un nombre croissant de réglementations et limiter davantage l’exposition aux risques causés par des partenaires et des tiers, où qu’elle se trouve.
ÉTAPE 2 : définition des objectifs de l’entreprise en matière de KYC & due diligence
Notre processus de KYC et de diligence raisonnable est conforme aux risques relatifs à la réputation, aux règlements, aux finances et à la stratégie auxquels notre organisation peut être exposée.
ÉTAPE 3 : collecte d’informations essentielles
La direction de l’organisation doit collecter des informations de base au sujet des personnes morales, dont :
- les documents de constitution,
- des détails relatifs aux principaux bénéficiaires et actionnaires,
- la structure du groupe et les membres du conseil d’administration et/ou du comité exécutif
- les liens politiques,
- les références officielles.
La direction de l’organisation doit se focaliser sur la collecte des informations suivantes en ce qui concerne les personnes physiques : - preuve d’identité,
- source du patrimoine et des fonds,
- liens politiques potentiels.
ÉTAPE 4 : sélection des prospects tiers en fonction des listes de surveillance et des listes de personnes politiquement exposées (PPE)
Une fois un contrôle de base effectué, les prospects tiers, qu’il s’agisse de personnes morales ou physiques, doivent être soumis à un processus de sélection via les listes de surveillance. En procédant à des vérifications des listes de surveillance et des listes de personnes politiquement exposées (PPE) tôt dans le processus, vous pouvez déterminer rapidement si un tiers présente un risque important. On doit vérifier le nom des organisations, des personnes et des ONG sur les :
listes de sanctions mondiales,
- listes des entités criminelles connues publiées par les organismes d’application de la loi,
- listes des sociétés et individus déchus et radiés publiées par l’autorité de réglementation,
- listes des PPE pour identifier les liens politiques.
ÉTAPE 5 : évaluation des risques
Une fois la collecte des informations et la sélection via les listes de surveillance effectuées, il est temps pour la direction de procéder à une évaluation des risques.
Les éléments à prendre en compte doivent inclure :
- les risques liés au pays d’origine, tels que ceux identifiés par l’indice de perception de la corruption de Transparency International,
- les risques sectoriels spécifiques, tels qu’un niveau élevé d’implication du gouvernement qui peut augmenter le risque de corruption du secteur de la défense
ou un niveau élevé de dépendance à l’égard d’agents locaux qui peut augmenter le risque de pots-de-vin dans le secteur de la construction, - les risques liés à l’entité, tels que l’utilisation d’intermédiaires dans le cadre des transactions, les partenaires de sociétés en participation et l’exposition au blanchiment d’argent,
- des facteurs internes essentiels liés aux risques financiers, dont des lacunes au niveau de la formation, des compétences et des connaissances des employés, une culture de primes qui récompense la prise de risques excessive, un manque de procédures et de politiques claires en ce qui concerne les frais d’accueil, les dépenses promotionnelles et les contributions politiques ou caritatives.
ÉTAPE 6 : validation des informations collectées
Une fois l’évaluation des risques effectuée, notre processus de diligence raisonnable doit inclure la vérification des informations collectées. Pour les tiers présentant un faible risque, ce filtrage final inclut la vérification des détails en fonction des documents publics, une vérification de la solvabilité et l’utilisation de bases de données spécialisées. Les tiers qui présentent un risque élevé doivent être soumis à un processus de diligence raisonnable renforcé de l’entité, ainsi que des associés, filiales et autres entités connexes connus. La vérification des contenus d’actualités négatifs permet d’établir les risques potentiels liés à la réputation à partir des archives média. La consultation des bases de données juridiques permet de déterminer l’historique des litiges du prospect tiers ou du client potentiel.
ÉTAPE 7 : audit du processus de KYC & due diligence
Tout au long du processus de due diligence, notre organisation doit conserver un dossier complet des documents, évaluations et décisions afin qu’elle puisse démontrer le retour sur investissement et prouver que les décisions de s’engager avec des partenaires ou des tiers ont été prises de bonne foi.
ÉTAPE 8 : développement d’un plan de surveillance continue
Une fois un tiers vérifié, la direction doit continuer de le surveiller activement afin d’avoir conscience d’éventuels problèmes avant qu’ils ne présentent un risque pour notre organisation. ÉTAPE 9 : vérification régulière du processus de KYC & diligence raisonnable
Les besoins de l’organisation évoluent. La direction doit procéder à des vérifications régulières avec les parties prenantes afin de s’assurer que notre processus de diligence raisonnable reste adapté à ces besoins au fil du temps.
Fait à Bujumbura, le 30/10/2024
Directrice Administrative et Financière Secrétaire général d’ADISCO
Christine NKUNGUZI Libère BUKOBERO
